5 tipů, jak ušetřit za poštovné

Aby se zamezilo nákladným omylům, měli by majitelé podniků tyto pokyny brát v úvahu při zasílání svých produktů zákazníkům.

Přeprava zboží může být jednou z nejkomplikovanějších operací pro jakýkoli malý podnik. Špatné nebo žádné plánování může mít za následek, že majitelé přeplatí, stejně jako ztrátu tržeb, pokud společnost nedokáže zajistit konzistentní a nákladově efektivní doručení zákazníkům.

Pro podniky, které často neposílají větší zásilky několika palet najednou nebo si nemohou dovolit najmout logistického poskytovatele, aby řídil jeho přepravní služby, může být vypracování souboru pokynů zásadní.

„Efektivní řízení přepravních nákladů přímo ovlivňuje základ malého podniku,“ říká Don Anderson, viceprezident pro přepravní služby Tompkins Associates, poradenské firmy pro dodavatelské řetězce a distribuční operace se sídlem v Raleighu, N.C., která spolupracuje s velkými a malými podniky. „Každý dolar ušetřený v dopravě se promítá do stejného zlepšení finanční výkonnosti.“

Zde je pohled na několik faktorů, které by majitelé podniků měli zvážit dopředu před odesláním svých produktů zákazníkům:

Odpovídat požadavkům na doručení a poplatkům za běžné zásilky

Jakmile si vyberete poskytovatele přepravních služeb – například UPS, FedEx, DHL nebo U.S. Postal Service – spolupracujte se svým specialistou na malé podniky, aby poplatky a služby dopravce odpovídaly společným požadavkům na doručení pro váš podnik, jako je způsob přepravy a načasování doručení. Podle společnosti Tompkins Associates mohou podniky, které nespolupracují se svým dopravcem na mapování přepravních kritérií, utratit na poplatcích až 40 a více procent než ty, které tak činí, říká Anderson.

Jedním z faktorů, o kterých je třeba se specialistou diskutovat, je, kdy poslat zásilku letecky nebo po zemi. „Kolik lze ušetřit použitím pozemních služeb oproti leteckým službám, může záviset na přepravované vzdálenosti, hmotnosti a velikosti balíčku a jeho hodnotě,“ říká Anthony Pagano, ředitel Centra pro řízení dodavatelského řetězce a logistiku na University of Illinois v Chicagu. „Podívejte se na tarifní sazebník dopravce a porovnejte ceny.“

Související: Tři tipy, jak se vyhnout nákladným chybám při přepravě

Pagano také doporučuje, aby majitelé podniků zavedli pravidla, aby jejich štáby věděly, kdy poslat objednávky, a vyhnuli se placení vyšších poplatků za „expresní doručení“. „Pokud potřebujete poslat zásilku na poslední chvíli, může být letecká doprava jedinou alternativou, ale za zvýšené náklady,“ říká.

Zaveďte zásady zpětného účtování přepravních nákladů.

Dejte zákazníkům vědět, kdy budou za přepravu platit a kdy bude platit váš podnik, radí Anderson. „Například třídenní balíková služba může být standardní úrovní služby, kterou platí společnost, a veškeré prémiové služby – jako například noční letecká doprava nebo dvoudenní balíková doprava – platí částečně nebo zcela zákazník,“ říká.

Jakmile jsou tyto zásady nastaveny, informujte své pracovníky prodejních a zákaznických služeb, protože ti zpravidla jednají přímo se zákazníky, říká Anderson.

Používejte poštovní měřič

Poštovní měřič je přenosný stroj vybavený váhou, která váží balíky, vyhodnocuje přesné poplatky za poštovné a tiskne přepravní štítky. Systémy jako tyto mohou pomoci eliminovat potřebu, aby poštovní doručovatelé odhadovali váhu balíku a kupovali dodatečné poštovné „jen pro jistotu“.

Související: Pitney Bowes jde online s poštovným

„Použití poštovního měřiče může eliminovat nadměrné poštovné a je mnohem jednodušší než jít (přímo k přepravci) a čekat ve frontě,“ říká Pagano. Poskytovatel poštovního metru Pitney Bowes tvrdí, že poštovní metry mohou ušetřit drobným podnikatelům až 20 procent ročně na poštovném.

Pronájem poštovního metru může být cenově dostupný, říká Pagano, s měsíčními poplatky začínajícími na zhruba 20 dolarech.

Vědět, kdy konsolidovat

Při odesílání zásilek vážících mezi 150 librami a asi 20 tisíci librami (obvykle označovaných jako zásilky „menší než kamionový náklad“ neboli LTL) zvažte spolupráci se službou pro konsolidaci nákladní dopravy, která zkombinuje tu vaši s jinými zásilkami a vytvoří tak plný kamionový náklad.

„Méně než kamionový náklad nebo míra kontejnerového nákladu jsou obvykle mnohem vyšší než míra plného kamionového nákladu nebo míra kontejnerového nákladu,“ říká Pagano. „Zásilky LTL musí jít do kamionového terminálu, aby je [dopravce] zkonsolidoval do plného kamionového nákladu pro zásilku. Pokud má malý podnik plný kamionový náklad, pak může dopravce zajet do terminálu společnosti a naložit kamion a jet, čímž ušetří čas.“

Sledovat výkon dopravce

Jedním ze způsobů je, aby si váš dopravce vedl „scorecard“, který obvykle sleduje servis a náklady. Faktory servisu mohou zahrnovat vyzvednutí, dodání, odpověď na dotazy zákaznického servisu ze strany dopravce, přístup k údajům o stavu on-line, přesnost těchto údajů, čas schůzky vyzvednutí nebo termínu dodání a dohodnuté časy přepravy (od času vyzvednutí až po čas dodání), říká Anderson.

Faktory nákladů obvykle zahrnují základní údaje podle hmotnosti nebo vzdálenosti, náklady podle úrovně služeb (prémie za přenocování nebo urychlení, standardní servis, například), nepodstatné poplatky, jako je zvláštní manipulace nebo dodržení časových limitů dodání.

Spolupracujte s dopravcem na identifikaci a vyřešení výpadků nebo výpadků v servisu nebo nákladové výkonnosti. Anderson také doporučuje vyžádat si od zákazníků informace.

„Je kritické, aby se dopravci nespoléhali pouze na údaje dopravce [protože údaje pocházejí přímo od dopravce],“ říká. „Další možností je dotazovat se svých zákazníků nebo prodejců, kteří přijímají vaše zásilky.“

Jinými slovy, dobré přepravní postupy by měly vést k nižším poplatkům – a spokojeným zákazníkům.